Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Personalrampe Digital

Anbieter: Luis Moretto, An der Windecke 9, 58300 Wetter

Kontakt-E-Mail: support@personalrampe.de

§ 1 Geltungsbereich

1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) regeln sämtliche Verträge zwischen Luis Moretto, handelnd unter dem Namen „Personalrampe Digital“ (nachfolgend „Anbieter“), und Unternehmen, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichen Sondervermögen (nachfolgend „Kunde“) über die Nutzung der SaaS-Plattform „Personalrampe Digital“ sowie der zugehörigen Dokumentendigitalisierungsleistungen.
2. Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter hat ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt.
3. Diese AGB gelten ausschließlich für Verträge mit Unternehmern im Sinne des § 14 BGB (B2B). Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind von der Nutzung der Plattform ausgeschlossen.
4. Die AGB liegen in einer deutschen und einer englischen Fassung vor. Im Falle von Widersprüchen oder Auslegungsunterschieden zwischen den Sprachfassungen ist ausschließlich die deutsche Fassung rechtlich maßgeblich.

§ 2 Leistungsbeschreibung

1. Der Anbieter stellt dem Kunden die cloudbasierte Softwareplattform „Personalrampe Digital“ zur Verfügung. Die Plattform ermöglicht insbesondere:
   • Upload von Dokumenten aus Personalakten (z. B. Arbeitsverträge, Nachträge, HR-Korrespondenz) als PDF,
   • Optische Zeichenerkennung (OCR) und Textextraktion aus hochgeladenen Dokumenten,
   • Strukturierung der extrahierten Inhalte in exportfähige Daten (z. B. JSON/CSV),
   • KI-gestützte Erstellung von Übersichten, Zusammenfassungen und Erkenntnissen auf Basis der extrahierten Daten,
   • Bereitstellung eines KI-Assistenten zur Unterstützung von HR-Nutzern beim Abfragen und Analysieren der strukturierten Personalakten-Daten.
2. Zusätzlich bietet der Anbieter einen Dokumentendigitalisierungsservice an, der pro Personalakte abgerechnet wird. Eine Personalakte ist definiert als eine hochgeladene PDF-Datei (oder ein logisches Bündel von Dokumenten) bis zu 1.000 Seiten. Für jeden weiteren angefangenen Block von 1.000 Seiten gilt eine zusätzliche Personalakte als verarbeitet und wird entsprechend abgerechnet.
3. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweils aktuellen Funktionsumfang, wie er auf der Website des Anbieters und im Kundenkonto beschrieben ist.
4. Der Anbieter ist berechtigt, die Plattform technisch weiterzuentwickeln und ihr Erscheinungsbild zu verändern, sofern dadurch die Kernfunktionalitäten nicht wesentlich beeinträchtigt werden.
5. Die Plattform wird als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt. Der Kunde erwirbt keine Lizenz an der Software selbst, sondern ein zeitlich befristetes Nutzungsrecht.
6. Der KI-Assistent und KI-basierte Analysen sind Unterstützungswerkzeuge. Sie liefern Vorschläge und Zusammenfassungen, die Fehler enthalten oder unvollständig sein können. Sie stellen keine Rechts-, Steuer- oder arbeitsrechtliche Beratung dar. Sämtliche Personal- und Compliance-Entscheidungen verbleiben allein beim Kunden.

§ 3 Vertragsschluss und Laufzeit

1. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde sich auf der Plattform registriert und diese AGB akzeptiert.
2. Die Plattformnutzung (SaaS) wird als Abonnement mit einer monatlichen Gebühr von 79 EUR angeboten. Die Mindestlaufzeit beträgt 1 Monat. Der Vertrag verlängert sich jeweils automatisch um weitere 1 Monat, sofern er nicht mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt wird.
3. Die Digitalisierung pro Dokument (OCR und Strukturierung von Personalakten) ist eine zusätzliche nutzungsabhängige Leistung, die durch Upload von Personalakten-PDFs über die Plattform beauftragt werden kann. Eine separate Mindestlaufzeit gilt hierfür nicht.
4. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Wichtige Gründe sind insbesondere wesentliche Verstöße gegen diese AGB oder die Nichtzahlung fälliger Entgelte trotz Mahnung.
5. Die Kündigung bedarf der Textform (E-Mail genügt). Die Kündigung berührt nicht bereits entstandene Zahlungspflichten für Digitalisierungsleistungen, die erbracht oder begonnen wurden.

§ 4 Nutzungsrechte und Beschränkungen

1. Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer der Vertragslaufzeit ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht zur Nutzung der Plattform ein, beschränkt auf das Gebiet der EU, sofern nicht anders vereinbart.
2. Der Kunde ist nicht berechtigt:
   • die Plattform oder Teile davon zu kopieren, zu verändern, zurückzuentwickeln (Reverse Engineering) oder abgeleitete Werke zu erstellen,
   • die Plattform unterzulizenzieren, zu vermieten oder an Dritte zu übertragen,
   • automatisierten Zugriff (Scraping, Bots) ohne vorherige schriftliche Zustimmung durchzuführen,
   • die Plattform in einer Weise zu nutzen, die gegen geltendes Recht verstößt, insbesondere gegen Datenschutz- oder Arbeitsrecht.
3. Der Kunde darf die Plattform ausschließlich für eigene interne HR-Zwecke nutzen. Eine Nutzung für Dritte (z. B. als HR-Dienstleister für andere Unternehmen) bedarf der schriftlichen Zustimmung des Anbieters.

§ 5 Pflichten des Kunden

1. Der Kunde ist verpflichtet, Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und unbefugten Dritten keinen Zugriff zu gewähren.
2. Der Kunde ist verantwortlich für sämtliche Aktivitäten, die unter seinem Konto stattfinden.
3. Der Kunde ist allein dafür verantwortlich, dass Upload und Verarbeitung von Personalakten in der Plattform den anwendbaren datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen (insbesondere DSGVO, BDSG, Betriebsvereinbarungen, Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
4. Der Kunde verpflichtet sich, den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter abzuschließen, bevor personenbezogene Mitarbeiterdaten eingegeben oder hochgeladen werden.
5. Der Kunde stellt sicher, dass eingegebene Inhalte und hochgeladene Dokumente keine Rechte Dritter verletzen oder gegen geltendes Recht verstoßen.
6. Der Kunde ist allein verantwortlich für die Auswahl der eingeladenen Personen sowie die Vergabe von Rollen und Berechtigungen. Wenn der Kunde Nutzer mit Zugriff auf Personalakten oder KI-Analysefunktionen einlädt, die diese Daten nicht sehen sollten, ist ein daraus resultierender Datenschutzverstoß dem Kunden zuzurechnen, nicht dem Anbieter.
7. Die Plattform bietet unterschiedliche Berechtigungsstufen (z. B. Lesen, Hinzufügen, Bearbeiten, Löschen von Personaldaten, Audit-Log-Zugriff, Nutzerverwaltung, KI-Chat). Der Kunde ist verantwortlich, diese Berechtigungen nach dem Prinzip der geringsten Privilegien sowie nach internen Richtlinien zu konfigurieren.
8. Der Kunde hat auf seiner Seite angemessene Sicherheitsmaßnahmen umzusetzen (z. B. sichere E-Mail-Konten, starke Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung, sofern verfügbar) und ist dafür verantwortlich, Social-Engineering-Angriffe gegen eigene Nutzer zu verhindern.

§ 6 KI-Funktionen und besondere Risikofunktionen

1. Die Plattform stellt einen KI-Assistenten bereit, der Fragen beantworten und Analysen auf Basis strukturierter Personalakten-Daten erstellen kann.
2. In der Standardkonfiguration greift der KI-Assistent nur auf pseudonymisierte Kennungen und strukturierte Metadaten zu, um die Menge der vom KI-Modell verarbeiteten personenbezogenen Daten zu minimieren.
3. Die Plattform bietet eine optionale Funktion „Deep AI Analysis“, die dem KI-Modell Zugriff auf detailliertere Inhalte aus Personalakten ermöglicht, um vertiefte Analysen zu erstellen. Diese Funktion ist in der Benutzeroberfläche klar gekennzeichnet (z. B. via Checkbox mit „reduzierte Sicherheit“) und muss aktiv durch berechtigte Nutzer des Kunden aktiviert werden.
4. Durch die Aktivierung und Nutzung der Funktion „Deep AI Analysis“ erkennt der Kunde an, dass:
   • detaillierte Inhalte aus Personalakten, einschließlich potenziell sensibler personenbezogener Daten, an das vom Cloud-Anbieter des Anbieters betriebene KI-Modell übertragen werden (z. B. Microsoft Azure OpenAI in einer EU-Datenzone),
   • trotz technischer Maßnahmen (z. B. Maskierung bestimmter Kennungen) nicht garantiert werden kann, dass niemals sensible Informationen durch den KI-Dienst verarbeitet werden,
   • etwaige daraus resultierende Datenschutzrisiken vom Kunden als Verantwortlichem zu bewerten und zu akzeptieren sind.
5. Der Anbieter haftet nicht für Datenschutzverstöße oder Missbrauch, die entstehen durch:
   • die Entscheidung des Kunden, „Deep AI Analysis“ zu aktivieren,
   • das Eingeben oder Einfügen sensibler Daten in Freitextfelder oder KI-Prompts durch den Kunden,
   • Social Engineering, Diebstahl von Zugangsdaten oder sonstige Angriffe gegen den Kunden oder dessen Nutzer.

§ 7 Verfügbarkeit und Support

1. Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von 99 % pro Kalendermonat an (gemessen 24/7, ausgenommen geplante Wartungsfenster).
2. Geplante Wartungen werden nach Möglichkeit mindestens 24 Stunden vorher angekündigt und in Zeiten geringer Auslastung durchgeführt.
3. Support wird per E-Mail (support@personalrampe.de) erbracht. Reaktionszeiten werden nicht garantiert; der Anbieter strebt eine Antwort innerhalb von 2 Werktagen an.

§ 8 Entgelte und Zahlung

1. Die Nutzungsentgelte ergeben sich aus dem Preismodell auf der Website des Anbieters zum Zeitpunkt der Bestellung. Sofern nicht schriftlich anders vereinbart:
   • die monatliche Abonnementgebühr für die Plattform beträgt 79 EUR (netto),
   • die Gebühr für die Digitalisierung von Personalakten beträgt 20 EUR (netto) pro verarbeiteter Personalakte bis zu 1.000 Seiten,
   • jeder weitere angefangene Block von 1.000 Seiten innerhalb einer Personalakte wird als zusätzliche Personalakte abgerechnet.
2. Sämtliche Preise verstehen sich netto zzgl. der jeweils anfallenden Umsatzsteuer.
3. Entgelte für Digitalisierungsleistungen werden fällig, sobald der jeweilige Verarbeitungsjob durch die Plattform gestartet wird (z. B. beim Upload und der Bestätigung).
4. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zahlbar, sofern im Checkout keine abweichende Zahlungsfrist angezeigt wird.
5. Zahlungsabwicklung: Standardmäßig werden Zahlungen als automatische monatliche Abonnements über den Zahlungsdienstleister Dodo Payments Limited, 3rd Floor Crown House, 151 High Road, Loughton IG10 4LG, United Kingdom, VAT: 495 1783 48 verarbeitet. Die Zahlungsabwicklung betrifft ausschließlich Rechnungs‑ und Zahlungsdaten des Kunden; Mitarbeiterdaten aus Personalakten werden zu keinem Zeitpunkt an Zahlungsdienstleister übermittelt.
6. Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter (oder Dodo Payments als MoR) berechtigt, den Zugriff auf die Plattform nach vorheriger schriftlicher Ankündigung zu sperren. Während der Sperre werden keine Daten gelöscht; Daten bleiben für 30 Tage nach Sperrung abrufbar.

§ 9 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

1. Soweit der Kunde personenbezogene Daten seiner Mitarbeiter (einschließlich Personalakten) in die Plattform eingibt oder hochlädt, verarbeitet der Anbieter diese Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.
2. Der Abschluss eines separaten Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) ist zwingend und Voraussetzung für die DSGVO-konforme Nutzung der Plattform.
3. Weitere Details zu Datenverarbeitung, Unterauftragsverarbeitern und Datensicherheit ergeben sich aus der Datenschutzerklärung des Anbieters.

§ 10 Haftung

1. Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen.
2. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schaden begrenzt.
3. Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
4. Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der Erfüllungsgehilfen des Anbieters.
5. Der Anbieter haftet nicht für Datenverlust, der durch unzureichende Datensicherung auf Seiten des Kunden verursacht wurde.
6. Der Anbieter haftet nicht für Datenschutzverstöße, die verursacht werden durch:
   • eine fehlerhafte Konfiguration von Rollen und Berechtigungen durch den Kunden,
   • fehlerhafte Einladungen oder Weitergabe von Zugangsdaten durch den Kunden,
   • Social Engineering, Phishing oder sonstige Angriffe gegen den Kunden oder dessen Nutzer.
7. Der Anbieter haftet nicht für Entscheidungen des Kunden, die auf KI-generierten Analysen oder Vorschlägen beruhen. KI-Ausgaben sind Empfehlungen; sämtliche Personalentscheidungen liegen in der alleinigen Verantwortung des Kunden.

§ 11 Vertraulichkeit

1. Beide Parteien verpflichten sich, vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei, die im Rahmen dieses Vertrags bekannt werden, geheim zu halten, nicht an Dritte weiterzugeben und nur zur Vertragsdurchführung zu verwenden.
2. Vertrauliche Informationen umfassen insbesondere: Inhalte aus Personalakten, Geschäftsgeheimnisse, technische Informationen, Preisinformationen sowie alle als vertraulich gekennzeichneten Informationen.

§ 12 Änderungen der AGB

1. Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 6 Wochen zu ändern. Änderungen werden dem Kunden per E-Mail oder innerhalb der Plattform mitgeteilt.
2. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 6 Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen. Der Anbieter wird den Kunden in der Änderungsmitteilung ausdrücklich auf diese Folge hinweisen.

§ 13 Schlussbestimmungen

1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
2. Ist der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag der Sitz des Anbieters.
3. Sollte eine Bestimmung dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Parteien werden die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame Bestimmung ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.